こんにちは、モバイルファクトリー（以下、モバファク）でプランナーをしているコーイチ（@apple_51）です！
この連載では、全社横断の特別チームをつくって生成AIのリスキリングに取り組む「SWAT施策」についてご紹介しています。前回は施策のカリキュラムと研修内容をお伝えしましたが、今回は業務効率化に向けた検証と社内促進の方法をご紹介します。
前回までの記事はこちらからご覧いただけます。
検証期間とは？
前回の記事で紹介した通り、施策のカリキュラムは「チームビルディング期間」と「検証期間」の2つの期間に分かれています。
チームビルディング期間は研修やフォローアップを通じて基礎を固め、その後、定常業務の効率化に向けた検証期間へ移行します。この期間では、日々の「ルーティン業務」と「定例ミーティング」が主な活動内容です。
ルーティン業務について
メンバーは通常業務の合間、毎日1時間程度を目安に学習・検証・教育に関するタスクをルーティン業務として行います。
学習
生成AIのトレンドは急速に変化しています。そこで、常に最新の情報をキャッチアップし続けることを目的に、各チームの専門性に応じた知識を深める時間を設けました。
具体的には、AI関連情報を共有するSlackチャンネルを設置し、メンバーが気になるニュースの共有や、意見交換をしています。このチャンネルは全社員が参加できますが、SWAT施策を機に情報交換が活発になり、最近では全社でリアクションや投稿が増えています。
検証
前回の記事でも触れましたが、検証期間に入る前に定常業務の工数を洗い出す「業務分解ワーク」を実施しました。その中から以下の基準で課題の優先順位をつけて、効率化に向けた検証を進めました。
- 大きく工数がかかっており、改善できた際のインパクトが大きいもの
- 小さな工数だが改善案の目星が付いており、手早く成功体験にできそうなもの
検証課題の選定時、推進担当者はROI（費用対効果）を意識して見込みが薄い課題には取り組まない判断も必要です。しかし、ROIにこだわり過ぎるあまり現場の意見を疎かにすると、メンバーのモチベーションが下がり、思ったような結果が出ない可能性があります。そのため、推進担当者は取り組む課題の優先順位や思考整理の支援をしつつ、興味関心も持続できる環境作りが必要です。
モバファクでは各メンバーが現場の特性にあわせた独自の方法で、工数削減やクオリティアップに取り組んでいます。検証結果は、必ず「どれくらい工数削減できたか」を定量的に評価します。また、検証の詳細や定性的な効果はドキュメントに記載してもらい、全社員が閲覧できる「ユースケース辞典」としてまとめました。
今後のノウハウとして活用できるよう、「ユースケース辞典」には成功例だけでなく、失敗例や注意点なども記載してもらいます。また、新規投稿や評価、コメントが付くとSlackチャンネルに通知が送られる仕組みになっています。最近は投稿も活性化し、社内でバズるユースケースが生まれることもあります。
また、検証では「必ず生成AIを使う」という姿勢は取らず、適切な活用法を模索する視点を重視しています。目的は業務効率化であり、生成AI以外の手段が最適な場合もあるからです。そのため、検証内容によっては、生成AI以外の解決策を提案することもあります。
生成AIは万能ではないため、すべての業務を任せることはできず、必ず人間によるチェックが必要です。魔法のツールと誤解せず、効率化を助ける便利なツールとして活用する意識が重要です。
教育
SWAT施策の最終目標は、チーム全体の業務効率化です。
メンバーは研修で学んだ内容をチームに共有することで活動を開始し、検証で得られたユースケースを普及させる流れで進めます。
チームの教育方法は、現場の状況に応じてSWATメンバーに立案してもらいます。
生成AIに関する知識や利用状況は現場毎に異なるため、それぞれに適した方法でアプローチすることで、現場に納得感を与え、迅速な社内浸透を目指しています。
教育方針の設定は、現場への浸透において最も重要なプロセスです。
AI Labチームは現場メンバーの状況をヒアリングし、壁打ち役として一緒に戦略を考えながら進捗確認やサポートを行っています。
教育のアプローチ例としては以下のようなものがあります。
- 生成AIに関する情報共有の場を定期的に設ける
- チームで活用できそうなユースケースを集め、勉強会を開催する
- 生成AIのプロンプト100本ノックをチームで行う
SWATメンバーの推進により、生成AIに対する理解が深まり、「困ったら社内版ChatGPTに聞いてみよう」というカルチャーが徐々に浸透しました。そして、カルチャーが浸透するとユースケースが順調に増えて効率的な活用が進み、当初は親和性が低いと考えられていたチームでも成果を上げることができました。
さらに、この成果がSWAT施策に直接参加していない社員にも伝わり、全社に生成AI活用の輪が広がりました。
各現場の業務を熟知するSWATメンバーが主導したことで、現場のニーズに即した説得力ある取り組みが実現し、こうした成果につながったと感じています。
定期ミーティングについて
SWAT施策ではルーティン業務に加え、週に一度定例ミーティングを実施しています。ミーティングは「チームミーティング」と「個別ミーティング」を交互に行っています。
チームミーティング
SWATメンバーとAI Labチームが集まり、進捗共有を行います。事前にまとめてもらった「Y・W・T（やったこと・わかったこと・次にやること）」や、作成したアウトプットとその定量評価を報告してもらい、困っている点の相談や、応用できそうな他チームのユースケースを見つけてもらいます。
進捗共有を行うことで、一度失敗した検証が、他メンバーの手法を取り入れることで前進した事例もありました。
また、教育面での成功事例や「どのようにチームに働きかけると良いか」の知見を共有することで、メンバーはより効率的に検証と教育を進めることができます。
個別ミーティング
個別ミーティングは、チームミーティングでは深掘りが難しい特定の課題に特化して対応する場です。AI Labチームは各チームの状況を丁寧にヒアリングし、解決策を一緒に考えることを目的としています。
また、検証や教育を進める中での課題や悩みを気軽に相談できる環境を提供する狙いもあり、複数部署にまたがる課題や、メンバーだけでは解決が難しい事案については、個別に上長を巻き込み解消に向けて動きます。
おわりに
今回は、SWAT施策のカリキュラムのうち、検証期間と社内促進の方法についてご紹介しました。
SWATメンバーが専門知識を活かして現場とAI Labチームをつなぎ、効率化を推進するという、この施策ならではの特徴がお伝えできていれば幸いです。
次回は、SWAT1期生の取り組みの中から具体的な事例や学びをご紹介します。現場での実践から得られた成果や課題を共有し、より深い理解をお届けできればと思います。
また、私たちと同じように社内のリスキリングに取り組んでいるご担当者様がいらっしゃいましたら、ぜひ情報交換をさせてください。XのDMまでご連絡ください！
最後まで読んでいただきありがとうございました。
ぜひ次回もご覧いただけたら嬉しいです。
使用した生成AI
・ヘッダー画像：Adobe Firefly
・記事中の画像：Claude
・文章の校正校閲 / タイトル案のアイデア出し：社内版ChatGPT
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