はじめてのオンライン全社総会！オンラインだから出来たこと・諦めたこと

こんにちは。モバファク広報担当です。

モバファクでは、半期に一度全社総会を開催しています。
全社総会では、全社及び各部門ごとの半期の振り返りと今後の方針の共有、メンバーの表彰、そして懇親会を行っており、社員への慰労と、会社として士気を高めていくための重要な場の一つです。

今回の全社総会は新型コロナウイルスの感染対策としてオンラインで開催することに決定となりました。
この記事では、オンライン開催にあたる課題とそれに対し運営チームで取り組んだことを、当日のレポートと合わせてご紹介します！

全社総会は約1時間半のプログラムとなり、通常の全社会とは異なりかなりの長丁場。
その中で、社員がいかに『参加している』という実感を持つことが出来るか、また全社総会を通じて社員への慰労や士気を高めることが出来るか、ということにポイントを置き組み立てていきました。

その中で、今回テコ入れしたことは主にこの3つ。

例年実施をしてきた懇親会については、オフラインでの形をさまざま検討しましたが、慰労や士気を高める、という目的に沿った最適なものを見つけられなかったため、今回は開催をせず、上記の3つに注力することにしました。
（何か良い懇親会アイデアあれば教えてください。。）

まず、使用するスライドのテンプレートをリデザインしました！
普段使用しているシンプルなデザインからガラッと雰囲気を変え、半期お疲れ様、という慰労の意味を込めるべく、普段とは異なる異世界感、というか、特別感、というイメージでデザインを刷新。

そして、それぞれのページの内容部分の作成は各部門長が担当するため、以下のようなスライドを合わせて案内することで、デザインの統一を測りました。

結果、スライドの体裁など運営で修正する手間もなくなりました。
また、会場でスクリーンを眺めるのとは異なり、今回のオンラインならではの没入感によって特別感も少しは出せたかなと思っています。
社員からの評判も上々でした！

長時間の発表が続くと、受け身になってしまうので、社員が随時参加できるように、Slackにコメント用スレッドを用意し、事前に以下のような案内を。

発表に対してコメントをしたり、お互いにスタンプでリアクションをしたり、発表者や受賞者に対し拍手をしたりと、全社員で一緒になって会を盛り上げることができました。

ちなみに表彰時はこのような感じでコメントも大盛り上がりです！

今回の全社総会は、約100名の社員が参加し、スレッドのコメントはなんと、、

『1,120件』！！大盛り上がりですね🎉

全社総会当日は主要運営メンバー4名のうち2名が出社をし対応。
司会とスライド操作が緊急時にも対応できるよう同じ空間内で、間にプレートを置きソーシャルディスタンスをしっかりと保ち運営をしました。

また全社総会では、各部門長が発表を行うためスピーカーが順番に変わるので、スライドの切り替えが何度も発生すると参加者のストレスや時間のロスに繋がってしまいます。
そのため、運営にてスライドの操作を行うことにし、事前にスピーカーへはページめくりの合図を伝えておきました。

また、運営チームでのリハーサルにて、司会、スライド操作、音声チェック、緊急連絡係、Slackの案内、終了後の写真撮影、その他事後対応など、当日の動きを細かく全て決めておき、事前に準備をしておくことで、当日も慌てることなく、終了後の対応もスムーズに行うことができました！

オンラインとの大きな違いは、同じ場所にいるという一体感を生むことができないこと。
反対に目の前のPC画面（スライド）への没入感は大きいので、いかに画面の中で一体感を作り出すか、ということに取り組みました。

その他、オンライン実施にあたり行ったことは、

・途中で休憩を挟む
・表彰時、賞状データをスライドに投影（終了後受賞者にデータ送付）
・撮影はスクリーンショット（受賞者は総会後Google Meetを賞ごとに用意し撮影）
・休憩中のBGM（これはちょっとシステム的に失敗..）
・意識的にゆっくり話す

など、まだまだ出来ることはありそうですが、今回は大きな問題もなく、大盛り上がりで無事終了することができました。

次回は、来年1月の全社総会。
どのような形で実施できるかはまだ分かりませんが、目的を達成するために、オフラインだから・オンラインだから、ではなく、どの場合もそれぞれ良さを活かせるよう運営ノウハウを貯めていきたいと思います。

引き続き、ブログにて今回の受賞者インタビュー記事が連載されますのでどうぞお楽しみに！